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Le suivi des temps… Vous connaissez ?
Qu’il s’agisse d’entreprises pharmaceutiques, biotechs, informatiques, d’ingénierie…, le constat est immuable : un département de recherche et développement efficace est un élément essentiel pour le succès de l’entreprise.
Beaucoup de départements R&D fonctionnent de la même manière : une affectation des ressources disponibles à la réalisation de projets ou de tâches. De la gestion de projet tout ce qu’il y a de plus normal pourrait-on dire. Oui mais voilà : en R&D, ce n’est pas suffisant…
En R&D, il n’est pas question uniquement de prévoir. Effectivement : difficile de prévoir la date de sortie d’un vaccin ou d’un algorithme qui n’est pas encore trouvé… Il est donc aussi capital de se baser sur du constaté, d’analyser ce qu’il s’est passé, de définir quels ont été les écueils…
En raison de sa nature multidisciplinaire, et de l’implication de nombreux services (R&D bien sûr, mais aussi unités de production, ressources humaines, contrôle de gestion, direction…), il n’est pas si simple que cela d’obtenir une image complète de tout ce qui a été réalisé. Par ailleurs, les équipes travaillent souvent sur plusieurs projets en parallèle ; ces projets peuvent être interrompus pendant plusieurs jours, semaines… Il est donc en effet nécessaire de bien identifier toutes les ressources de tous les départements et partenaires de collaboration afin d’obtenir l’image la plus complète possible. Et pour cela, au delà du simple fait de les identifier, il va falloir récupérer une donnée sans laquelle nous ne pourrons rien mesurer : les temps passés sur chaque projet.
Comment et pourquoi un suivi des temps pour la R&D ?
Comment bien suivre ces temps ? Quelles questions se poser quand on mesure cela ?
Voici une liste (non exhaustive bien sûr) de questions qui reviennent à coup sûr dans les têtes des responsables R&D :
- Sur quels projets travaillent les membres de mon équipe ?
- Concentrons-nous sur les bons projets ?
- Quel est le coût de ces projets ?
- Sont-ils budgétés ? Rentables ?
- Mes ressources sont-elles optimisées : ai-je les bonnes personnes (et suffisamment) pour avancer mes projets dans les temps ?
Il est tout à fait possible de répondre à ces questions, à une condition : avoir un suivi des temps rigoureux, qui se réalise au fur et à mesure, simplement et rapidement.
Les 3 bénéfices d’un suivi des temps en R&D
Le suivi des temps en R&D va bien au delà d’un simple “pointage” d’heures. Il est la pierre angulaire d’un système qui permettra d’en tirer de nombreux avantages :
- Avec un suivi des temps rigoureux, couplé au suivi des dépenses de chaque projet, il devient très simple de calculer et de valoriser les coûts projets R&D. Connaître un coût projet pourra permettre par exemple de déterminer la rentabilité d’un produit avant sa mise sur le marché. La valorisation financière des projets R&D est donc essentielle dans un processus de pricing.
- Un bon suivi des temps permet également de bien piloter sa R&D. On parle de pilotage de R&D notamment lors de la création de rapports spécialement conçus pour suivre l’avancement des projets R&D (avancement technique, humain, et financier). Ces rapports facilitent au quotidien la gestion de projet pour les managers et les gestionnaires, qui peuvent avoir une vision en temps réel de la “bonne ou mauvaise” santé d’un projet.
- Un suivi des temps efficace permet aussi d’accumuler un très grand nombre de preuves d’activités R&D, preuves nécessaires si l’on souhaite réaliser une demande de financement de l’innovation, qu’il s’agisse de Crédit d’impôt Recherche (CIR), Crédit d’Impôt Innovation (CII), des projets collaboratifs, projets européens (H2020), ou autre.
La mise en place d’une solution de suivi des temps dédiée à la R&D n’est donc pas une question à prendre à la légère. Avec la bonne solution (donc simple et conviviale pour les utilisateurs), les managers et les membres des équipes R&D pourront suivre rapidement et avec précision les temps et les efforts consacrés chaque jour aux projets auxquels ils sont affectés. Ils répondront ainsi à toutes les questions énumérées plus haut.
Une bonne solution de suivi des temps, c’est aussi un outil qui permet de fournir à la direction les informations dont elle a besoin pour prendre les meilleures décisions concernant le développement d’un projet.
Oui, le suivi des temps en R&D est une condition sine qua non de réussite pour une entreprise.